Una Administració Local vol implantar un Sistema Integral de Contractació Electrònica d’àmbit corporatiu pel propi Ajuntament (400 usuaris) i pel seu Grup Municipal (10 Instituts Municipals, 200 usuaris). Es planteja la gestió d’un projecte de sistemes d’informació amb tres lots diferenciats: - Lot 1: Adquisició d’un producte de Sistema d’ Expedients Electrònics de
Contractació, que permeti automatitzar totes les fases internes del procés, gestionar tota la documentació electrònicament i integrar-se amb la plataforma següent (lot 2). Els usuaris potencials d’aquest sistema són tots els òrgans de contractació de l’Ajuntament i del Seu
Grup Municipal. El contracte contempla l’adquisició de llicències, instal·lació, configuració, adaptacions per donar cobertura als requisits funcionals, i integracions amb els sistemes pertinents de l’Ajuntament, així com els serveis de suport, administració i manteniment del sistema durant la durada del contracte. - Lot 2: Subscripció a un servei de Plataforma de licitació electrònica, que permeti la relació telemàtica amb els proveïdors, la recepció encriptada de les propostes de serveis i faciliti tots els actes i intercanvis propis del procés de licitació. Aquesta Plataforma es posarà al servei de l’Ajuntament i el seu Grup Municipal. El contracte contempla el cost base del servei, la configuració, adaptacions, i integracions per donar cobertura als requisits funcionals així com els serveis de suport, administració i manteniment del sistema durant la durada del contracte. - Lot 3: Servei d’Oficina Tècnica de Coordinació i Suport al projecte d’implantació i desplegament dels dos sistemes descrits a l’apartat anterior, que supervisarà l’execució del projecte i la seva progressiva implantació per als diferents ens i departaments de l’Ajuntament i el seu Grup Municipal, així com assumirà una sèrie de tasques en relació amb la consultoria de processos i la gestió del canvi en el projecte.
A més, el/s proveïdor/s s’haurà/n d’obligar a mantenir la vigència i legalitat del sistema, en el sentit d’adaptar-se als canvis normatius que es produeixin durant la vigència del contracte, així com els canvis tecnològics que es puguin produir en aquells sistemes amb els quals l’Ajuntament té l’obligació d’integrar-se, com ara el Registre Públic de Contractes, la Plataforma de Serveis de
Contractació Pública o el serveis d’interoperabilitat que ofereix el Consorci AOC. Els sistemes hauran de permetre també el nivell de personalització suficient per donar resposta a les necessitats específiques de l’Ajuntament.
Aquests sistemes s’hauran d’integrar en l’arquitectura que l’Ajuntament ha previst per donar compliment al Procediment Administratiu Electrònic, i la resta de l’arquitectura tecnològica municipal.
Integració amb plataformes electròniques de tercers
El nou marc legislatiu està produint una ràpida evolució del context de l’administració pública, espanyola i catalana, cap a la integració dels sistemes electrònics. Les plataformes que es desplegaran han de permetre i garantir la participació de l’Ajuntament en aquest sistema, facilitant entre d’altres: • L´aprofitament de les oportunitats d’Interoperabilitat de documents i dades amb altres administracions (AEAT, TGSS, RELI, ROLEC, etc), per simplificar la documentació que es requereix als licitadors. • Publicació per via telemàtica dels anuncis de licitació i adjudicació als diferents Butlletins
Oficials (DOUE, BOE, etc.). • Remissió automàtica de dades al Registre Públic de Contractes. • Capacitat per connectar amb les funcionalitats que ofereixen la Plataforma de Contractació de l’Estat i la Plataforma de Serveis de Contractació Pública de la Generalitat de Catalunya • Implantació de nous serveis a les empreses, per posar al seu abast tota la informació relativa a les licitacions de l’Ajuntament i als contractes en què l’empresa participa, mitjançant la creació d’àrees personalitzades per als licitadors que permetin l’accés dels mateixos a les diferents fases de tramitació de l’expedient. • Les integracions tecnològiques amb sistemes d’informació d’altres administracions públiques que siguin necessaris per als compliments legals.
Les integracions tecnològiques amb els sistemes d’informació que els ens del Grup Municipal tinguin operatius en el moment de la implantació de la solució i que siguin equivalents amb aquells que s’ha previst integrar per a l’Ajuntament.