SAP FI i EA-PS

Elaboració pròpia: la font és de pagament i no es reprodueix

Enunciat oficial. SAP FI (Financial Accounting) i EA-PS (Enterprise Aplication for Public Sector).

1. Context: SAP a l'Administració

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) és la plataforma de gestió econòmica, financera i de recursos humans de l'Ajuntament de Barcelona i de bona part de les grans administracions espanyoles. L'evolució tecnològica és SAP R/3 → SAP ERP (ECC 6.0, ERP Central Component) → SAP S/4HANA, aquest últim sobre la base de dades en memòria SAP HANA (High-performance ANalytic Appliance) → tema 50.

Estructura organitzativa financera (imprescindible per entendre la resta):

2. SAP FI — Financial Accounting

Què és: el mòdul de comptabilitat financera externa de SAP. Registra tots els fets econòmics amb rellevància comptable i produeix els estats financers legals (balanç, compte de pèrdues i guanys) i la informació per a tercers (hisenda, auditors, proveïdors).

Quan la pregunta és quin mòdul cal parametritzar per gestionar la comptabilitat financera dins d'un entorn SAP, la resposta és FI.

Submòduls de FI:

Conceptes clau de FI:

• Document comptable: tot moviment genera un document amb capçalera (data, tipus, societat, període) i posicions (compte, import, deure/haver, centre de cost). SAP no permet modificar ni esborrar un document comptabilitzat: només anul·lar-lo amb un document invers. Aquesta és la base de la traçabilitat i l'auditoria.
• Classe de document (document type): clau de dos caràcters que classifica els documents comptables, determina els rangs de numeració, els tipus de compte permesos i el comportament del document. Exemples estàndard: KR (Kreditorenrechnung: factura de proveïdor), KZ (Kreditorenzahlung: pagament a proveïdor), DR (Debitorenrechnung: factura de client), SA (Sachkontenbeleg: document comptable general).
• Clau de comptabilització (posting key): determina si la posició és deure o haver i el tipus de compte.
• Pla de comptes (chart of accounts) i comptes de major.
• Període comptable i exercici fiscal; els períodes s'obren i es tanquen per controlar les comptabilitzacions.
• Partida oberta / compensació (clearing): una factura queda com a partida oberta fins que el pagament la compensa.
• Tancament comptable (mensual i anual): abans de tancar un període a FI cal tancar els subperíodes dels mòduls que hi alimenten (MM, SD, AA); el tancament inclou la conciliació de partides obertes a AP/AR, els assentaments de regularització (devengaments, provisions, amortitzacions) i la generació dels informes financers legals de sortida (balanç, compte de pèrdues i guanys). Un cop tancat, un període no admet noves comptabilitzacions fins que es reobre.
• Reconciliació FI-CO: FI és la comptabilitat externa i legal; CO (Controlling) és la interna i analítica (centres de cost, ordres internes, comptabilitat de costos). A S/4HANA la separació física desapareix amb el Universal Journal.

Integració: FI rep automàticament els fets econòmics d'MM (compres i logística), SD (vendes), HCM (nòmina), AA i PS (projectes). El principi és que el document es genera on passa el fet i FI el recull.

3. SAP EA-PS — Enterprise Extension Public Services

Què és: l'extensió (Enterprise Extension) de SAP ERP específica per al sector públic — el prefix EA (Enterprise Add-On) designa la família de mòduls opcionals de SAP ERP. Adapta el nucli financer a la lògica de la comptabilitat pressupostària pública, que és radicalment diferent de la comptabilitat empresarial.

Funcionalitat directament relacionada amb EA-PS dins d'un entorn SAP ERP per al sector públic: la gestió pressupostària pública —elaboració, aprovació i control de l'execució del pressupost, amb les seves fases de despesa i el control de disponibilitat de crèdit—, juntament amb la gestió de subvencions i les competències específiques del sector públic. Aquesta és la resposta a la pregunta d'examen.

Components principals d'EA-PS:

Estructura pressupostària a FM:

• Centre gestor (fund center): on es gasta — l'estructura orgànica.
• Posició pressupostària (commitment item): en què es gasta — la classificació econòmica.
• Fons (fund): d'on venen els recursos (finançament afectat, subvenció).
• Programa de finançament (funded program): projecte o programa concret.
• Àrea de comptabilitat pressupostària (FM area): àmbit del pressupost.

El cicle pressupostari a SAP té quatre etapes: elaboració i aprovació del pressupost (dotacions inicials a FM), execució (les fases de la despesa, taula següent), i liquidació i tancament (romanents, compte general → tema comú 13, que en desenvolupa el marc normatiu). Aquí ens centrem en l'etapa d'execució: les fases de la despesa pública i el seu reflex a SAP FM —la correspondència que cal saber:

Cada fase consumeix crèdit i FM en fa el control de disponibilitat: si no hi ha crèdit suficient a la posició, el sistema bloqueja l'operació. Aquesta és la diferència essencial amb un ERP privat, on no hi ha crèdit pressupostari limitatiu.

Altres especificitats del sector públic: exercici pressupostari i romanents, modificacions de crèdit (transferències, crèdits extraordinaris, suplements, generacions, incorporacions de romanents), plurianualitat, finançament afectat, liquidació i compte general → tema comú 13.

4. Altres mòduls SAP rellevants

5. Aspectes tècnics i de gestió

• Personalització (customizing): la parametrització es fa a la transacció SPRO (SAP Project Reference Object), que obre la guia d'implementació, IMG (Implementation Guide). La regla és parametritzar abans que desenvolupar: el desenvolupament a mida (ABAP (Advanced Business Application Programming), ampliacions, user exits, BAdI, enhancement points) encareix les actualitzacions.
• Sistema de tres paisatges: DEV (Development) → QAS (Quality Assurance System) → PRD (Production), amb ordres de transport que propaguen els canvis. Cap canvi es fa directament a producció.
• Autoritzacions: perfils i rols amb objectes d'autorització; la segregació de funcions (qui comptabilitza no paga) és un requisit d'auditoria i de control intern.
• Integració amb l'administració electrònica: factura electrònica (FACe/e-FACT, format Facturae), registre comptable de factures, comunicació amb la Plataforma de Contractació i la PLACSP (Plataforma de Contratación del Sector Público), i intercanvis amb l'AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) i la Seguretat Social.
• Auditoria i traçabilitat: cada document conserva usuari, data i hora; els canvis a dades mestres queden registrats. És un requisit del control intern i de l'ENS.

Claus d'examen

• EA-PS es cita amb formulacions diferents i cap coincideix exactament amb el nom del component (SAP Enterprise Extension Public Services): el programa oficial diu «Enterprise Aplication for Public Sector», una pregunta diu «Enterprise Extension for Public Sector» (TS-TIC 2025 específic, p. 38) i una altra «Enterprise Aplications for Public Sector» (TM-TIC 2021-OP, p. 6); una tercera ni tan sols hi posa espai: «SAP-Financials EAPublicSector» (TS-TIC 2023, p. 4). Cada formulació és literal del document que la conté i no es corregeix (C-17); l'única constant és el que fa: gestió pressupostària del sector públic.
• FI-GL (General Ledger) és la resposta correcta dues vegades amb enunciats diferents: quan es demana quin component porta el llibre major (TS-TIC 2025 pràctica, s3-p25) i quan es demana quin mòdul parametritzar per a la comptabilitat financera (TS-TIC 2023, p. 4, on l'opció literal és «SAP General Ledger Accounting»).
• La distractora FI-BPC (Business Planning and Consolidation) de la pregunta del llibre major (TS-TIC 2025 pràctica, s3-p25) arrossega al final el text «PREGUNTES DE RESERVA», un artefacte del document oficial que es transcriu literalment (C-17): no és part de la descripció del mòdul.

Per recordar

• FI = comptabilitat financera externa i legal (balanç i compte de resultats). Per a la comptabilitat financera es parametritza FI.
• Societat (company code) = unitat mínima amb estats financers complets.
• Submòduls de FI: GL, AP, AR, AA, BL.
• Un document comptabilitzat no es modifica ni s'esborra: s'anul·la amb un document invers.
• La classe de document classifica els documents, determina la numeració i el comportament (KR factura de proveïdor, KZ pagament, DR factura de client, SA general).
• EA-PS aporta la gestió pressupostària pública; el mòdul responsable és Funds Management (FM), amb centre gestor, posició pressupostària, fons i programa de finançament.
• GM = subvencions; PSCD = cobraments i pagaments massius amb ciutadans; BCS = control pressupostari.
• Les fases de la despesa A-D-O-P consumeixen crèdit i FM en fa el control de disponibilitat.
• CO és la comptabilitat interna i analítica; a S/4HANA el Universal Journal (ACDOCA) unifica FI i CO.