L'administració electrònica

Enunciat oficial. L'administració electrònica: pilars i principis. El model d'administració electrònica de l'Ajuntament de Barcelona. Drets dels ciutadans a relacionar-se amb les administracions públiques per mitjans electrònics. El règim jurídic de l'administració electrònica: regulació estatal i de la Generalitat de Catalunya. L'expedient electrònic.

Normes: Llei 39/2015, Llei 40/2015, RD 203/2021, ENS, ENI; a Catalunya, Llei 29/2010 i Llei 26/2010; a la UE (Unió Europea), eIDAS i eIDAS 2.

1. Evolució normativa

Repartiment 2015: la Llei 39/2015 regula les relacions «ad extra» (procediment, drets dels interessats, registres, notificacions, expedient) i la Llei 40/2015 el funcionament electrònic intern i les relacions entre administracions (seu, signatura d'òrgans, actuació administrativa automatitzada, intercanvi de dades, reutilització de sistemes).

2. Principis i pilars

Els principis generals (Llei 40/2015, art. 3) es desenvolupen al tema d'Administració pública; aquí, la projecció electrònica: les administracions han d'actuar i relacionar-se per mitjans electrònics assegurant la interoperabilitat i seguretat dels sistemes i solucions adoptats, la protecció de les dades personals, i garantint l'accés als serveis electrònics per a tothom.

Principis específics que cauen a l'examen (de la Llei 11/2007):

• Neutralitat tecnològica: llibertat d'elecció de les alternatives tecnològiques per part dels ciutadans i de les administracions; no es pot imposar una tecnologia concreta.
• Adaptabilitat al progrés de les tècniques i sistemes.
• Igualtat: l'ús de mitjans electrònics no pot implicar cap discriminació per als ciutadans que es relacionin amb l'Administració per mitjans no electrònics.
• Accessibilitat i usabilitat (RD 1112/2018, accessibilitat dels llocs web i aplicacions per a dispositius mòbils del sector públic: WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) 2.1 nivell AA, declaració d'accessibilitat i mecanisme de comunicació).
• Legalitat, seguretat, proporcionalitat (només s'exigiran les garanties i mesures de seguretat adequades a la naturalesa i circumstàncies del tràmit), responsabilitat i qualitat, cooperació, reutilització de sistemes i aplicacions, i simplificació administrativa.
• Principi «once-only» (una sola vegada): l'Administració no pot demanar dades o documents que ja siguin en el seu poder o hagin estat elaborats per qualsevol administració.

3. Drets de les persones en les seves relacions amb l'Administració

3.1 Drets de les persones (Llei 39/2015, art. 13)

Els qui tenen capacitat d'obrar (art. 3) davant les administracions són titulars dels drets següents:

a) A comunicar-se amb les administracions a través d'un punt d'accés general electrònic; b) a ser assistits en l'ús de mitjans electrònics en les seves relacions amb les administracions; c) a utilitzar les llengües oficials al territori de la seva comunitat autònoma; d) a accedir a la informació pública, arxius i registres; e) a ser tractats amb respecte i deferència per les autoritats i empleats públics; f) a exigir les responsabilitats de les administracions públiques i autoritats, quan així correspongui legalment; g) a l'obtenció i utilització dels mitjans d'identificació i signatura electrònica; h) a la protecció de dades de caràcter personal, seguretat i confidencialitat; i) qualsevol altre que els reconeguin la Constitució i les lleis.

3.2 Drets de l'interessat en el procediment (Llei 39/2015, art. 53)

a) A conèixer, en qualsevol moment, l'estat de la tramitació dels procediments en què tinguin la condició d'interessats, el sentit del silenci administratiu, l'òrgan competent, els actes de tràmit dictats, i a obtenir còpia dels documents continguts en aquests.; per mitjans electrònics, al Punt d'Accés General electrònic (Portal d'Accés); b) a identificar les autoritats i el personal al servei de les administracions sota la responsabilitat dels quals es tramitin els procediments; c) a no presentar documents originals llevat que la normativa estableixi el contrari; d) a no presentar dades i documents no exigits per les normes del procediment, que ja siguin en poder de les administracions o hagin estat elaborats per aquestes; e) a formular al·legacions, utilitzar els mitjans de defensa admesos i aportar documents en qualsevol fase anterior al tràmit d'audiència; f) a obtenir informació i orientació sobre els requisits jurídics o tècnics; g) a actuar assistits d'assessor quan ho considerin convenient; h) al compliment de les obligacions de les administracions de resoldre i notificar; i) qualsevol altre que els reconeguin la Constitució i les lleis.

En els procediments sancionadors, a més: a ser notificat dels fets que se li imputin, de les infraccions i sancions que puguin correspondre, de la identitat de l'instructor i de l'autoritat competent; i a la presumpció de no existència de responsabilitat administrativa.

3.3 Dret i obligació de relacionar-se electrònicament (Llei 39/2015, art. 14) — cau sempre

• Les persones físiques poden triar en tot moment si es comuniquen o no per mitjans electrònics, llevat que estiguin obligades. El mitjà escollit es pot modificar en qualsevol moment.
• En tot cas, estan obligats a relacionar-se a través de mitjans electrònics per efectuar qualsevol tràmit d'un procediment administratiu, almenys, els subjectes següents:

a) les persones jurídiques; b) les entitats sense personalitat jurídica; c) els qui exerceixin una activitat professional per a la qual es requereixi col·legiació obligatòria, per als tràmits que realitzin en exercici d'aquesta activitat. Inclou notaris i registradors de la propietat i mercantils; d) els qui representin un interessat que estigui obligat a relacionar-se electrònicament; e) els empleats de les administracions públiques per als tràmits i actuacions que realitzin amb elles per raó de la seva condició d'empleat públic, en la forma que es determini reglamentàriament.

• Reglamentàriament es pot establir l'obligació per a determinats col·lectius de persones físiques amb accés acreditat als mitjans electrònics (capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional...).
• Presentar en paper estant obligat (Llei 39/2015, art. 68.4): es requereix esmena mitjançant presentació electrònica i la data de presentació és la de l'esmena.

4. Identificació i signatura (Llei 39/2015, art. 9–Llei 39/2015, art. 12)

Regla general (Llei 39/2015, art. 9): les administracions han de verificar la identitat dels interessats pel seu nom i cognoms o denominació o raó social, segons consti al DNI (Document Nacional d'Identitat), NIE (Número d'Identitat d'Estranger) o document equivalent.

Sistemes admesos d'identificació:

a) sistemes basats en certificats electrònics qualificats de signatura electrònica expedits per prestadors inclosos a la «Llista de confiança de prestadors de serveis de certificació»; b) sistemes basats en certificats electrònics qualificats de segell electrònic; c) sistemes de clau concertada (p. ex. Cl@ve) i qualsevol altre sistema que les administracions considerin vàlid en els termes i condicions que s'estableixin, sempre que tinguin registre previ d'usuari, amb comunicació prèvia —ja no autorització— a la Secretaria General d'Administració Digital i declaració responsable; no tenen eficàcia fins que transcorrin dos mesos des de la comunicació.

Signatura (Llei 39/2015, art. 10): els interessats només han de signar quan hagin de formular sol·licituds, presentar declaracions responsables o comunicacions, interposar recursos, desistir d'accions i renunciar a drets (Llei 39/2015, art. 11.2). Per a la resta de tràmits n'hi ha prou amb la identificació.

Assistència en l'ús de mitjans electrònics (Llei 39/2015, art. 12): han d'assistir els interessats no obligats que ho sol·licitin, especialment en identificació i signatura, presentació de sol·licituds al registre electrònic general i obtenció de còpies autèntiques. Si l'interessat no disposa dels mitjans, la seva identificació o signatura la pot realitzar vàlidament un funcionari públic habilitat, sempre que l'interessat s'identifiqui davant seu i presti el seu consentiment exprés, del qual n'ha de quedar constància. Cada administració ha de mantenir actualitzat un registre de funcionaris habilitats.

Representació (Llei 39/2015, art. 5) i registres electrònics d'apoderaments (Llei 39/2015, art. 6): cada administració ha de tenir un registre electrònic general d'apoderaments, interoperable amb la resta. Els poders tenen validesa màxima de cinc anys des de la inscripció i són revocables en qualsevol moment.

5. Seu electrònica, registres, notificacions i arxiu

• Seu electrònica (Llei 40/2015, art. 38): «aquella dirección electrònica, disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, cuya titularidad corresponde a una Administración Pública, o bien a una o varios organismos públicos o entidades de Derecho Público en el ejercicio de sus competencias.» El titular és responsable de la integritat, veracitat i actualització de la informació i els serveis. També hi ha les seus electròniques associades (RD 203/2021, art. 10) i el Punt d'Accés General electrònic (RD 203/2021, art. 7).
• Portal d'Internet (Llei 40/2015, art. 39): punt d'accés electrònic d'una administració a la informació publicada i, si escau, a la seu.
• Registre electrònic general (Llei 39/2015, art. 16): cada administració ha de disposar d'un registre electrònic general on s'assenta tot document que es presenti o es rebi; han de ser plenament interoperables. L'assentament respecta l'ordre temporal de recepció o sortida i indica data i hora de presentació. Es pot presentar al registre electrònic de l'organisme destinatari, a Correus, a les representacions diplomàtiques o oficines consulars, a les oficines d'assistència en matèria de registres i als altres llocs previstos. Els registres no poden ser d'ús exclusiu del personal; queden suprimits els registres particulars de cada organisme.
• Còmput de terminis (Llei 39/2015, art. 30–Llei 39/2015, art. 31): els dies s'entenen hàbils (s'exclouen dissabtes, diumenges i festius); els mesos o anys es compten de data a data, i si al mes de venciment no hi ha dia equivalent, el termini expira l'últim dia del mes. La seu publica els dies inhàbils. El registre electrònic ha de permetre la presentació de documents tots els dies de l'any durant les vint-i-quatre hores. La presentació en un dia inhàbil s'entén realitzada en la primera hora del primer dia hàbil següent, llevat que una norma permeti expressament la recepció en dia inhàbil.
• Notificacions electròniques (Llei 39/2015, art. 41–Llei 39/2015, art. 44): preferentment per mitjans electrònics, i obligatòriament per als subjectes obligats. Es practiquen mitjançant compareixença a la seu electrònica, adreça electrònica habilitada única o ambdós sistemes. S'entén practicada en el moment en què es produeix l'accés al seu contingut; s'entén rebutjada quan hagin transcorregut deu dies naturals des de la posada a disposició sense que s'accedeixi al contingut. Tota notificació es posa a disposició al Punt d'Accés General electrònic. S'ha d'enviar un avís al dispositiu o correu comunicat per l'interessat, però la seva manca no impedeix que la notificació sigui vàlida.
• Arxiu electrònic únic (Llei 39/2015, art. 17): cada administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats, en un format que garanteixi l'autenticitat, integritat i conservació i la consulta amb independència del temps transcorregut. Les mesures de seguretat s'apliquen d'acord amb l'ENS.

6. L'expedient electrònic i el document electrònic

6.1 Document administratiu electrònic (Llei 39/2015, art. 26)

Perquè un document electrònic sigui vàlid ha de:

a) contenir informació de qualsevol naturalesa arxivada en un suport electrònic segons un format determinat susceptible d'identificació i tractament diferenciat; b) disposar de dades d'identificació que permetin la seva individualització; c) incorporar una referència temporal del moment en què han estat emesos.

Els documents emesos han de ser signats electrònicament amb algun dels sistemes de l'art. 42 de la Llei 40/2015. No requereixen signatura electrònica els documents electrònics emesos amb caràcter merament informatiu ni els que no formin part d'un expedient administratiu.

6.2 Còpies (Llei 39/2015, art. 27)

Són còpies autèntiques les realitzades, sigui quin sigui el suport, pels òrgans competents, quan hi hagi constància que produeixen els mateixos efectes que l'original.

• Les còpies autèntiques de documents privats només tenen efectes administratius.
• Les còpies autèntiques realitzades per una administració són vàlides davant qualsevol altra.
• Cal garantir la identitat de l'òrgan que ha realitzat la còpia i el seu contingut.
• Les còpies electròniques d'un original electrònic o d'una còpia autèntica, amb o sense canvi de format, han d'incloure metadades que acreditin la condició de còpia.
• Les còpies electròniques de documents en suport paper o en un altre suport no electrònic susceptible de digitalització requereixen que el document hagi estat digitalitzat i inclou la metadada d'acreditació. Digitalització: conversió d'un document no electrònic en fitxers electrònics amb la imatge codificada, fidel i íntegra.

6.3 L'expedient electrònic (Llei 39/2015, art. 70) — literal

«1. S'entén per expedient administratiu el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la. 2. Els expedients tindran format electrònic i es formaran mitjançant la incorporació ordenada de quants documents, proves, dictàmens, informes, acords, notificacions i altres diligències hagin d'integrar-los, així com un índex numerat de tots els documents que contingui quan es remeti. Així mateix, hi haurà de constar una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada. 3. Quan en virtut d'una norma sigui necessari remetre l'expedient electrònic, s'ha de fer d'acord amb el que preveu l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat i les corresponents Normes Tècniques d'Interoperabilitat, i s'ha d'enviar complet, foliat, autentificat i acompanyat d'un índex, així mateix autentificat, dels documents que contingui. L'autenticació d'aquest índex garantirà la integritat i la immutabilitat de l'expedient electrònic generat des del moment de la seva signatura. 4. No formarà part de l'expedient administratiu la informació que tingui caràcter auxiliar o de suport, com la continguda en aplicacions, fitxers i bases de dades informàtiques, notes, esborranys, opinions, resums, comunicacions i informes interns o entre òrgans o entitats administratives, així com els judicis de valor emesos per les administracions públiques, llevat que es tracti d'informes, preceptius i facultatius, sol·licitats abans de la resolució administrativa que posi fi al procediment.»

L'Esquema Nacional d'Interoperabilitat (RD 4/2010) : estableix els principis d'interoperabilitat organitzativa, semàntica i tècnica. Es desplega en les Normes Tècniques d'Interoperabilitat (NTI): la NTI d'Expedient Electrònic i la NTI de Document Electrònic en defineixen l'estructura i les metadades mínimes obligatòries (identificador, òrgan, data de captura, origen, estat d'elaboració, tipus documental…) i el format d'intercanvi (ENI-XML, eXtensible Markup Language).

6.4 Actuació administrativa automatitzada i signatura d'òrgans (Llei 40/2015, art. 41–Llei 40/2015, art. 46)

• Actuació administrativa automatitzada (Llei 40/2015, art. 41): qualsevol acte o actuació realitzada íntegrament a través de mitjans electrònics per una Administració Pública en el marc d'un procediment administratiu i en la qual no hagi intervingut de forma directa un empleat públic. Cal establir prèviament els òrgans competents per a especificacions, programació, manteniment, supervisió i control de qualitat i, si escau, auditoria del sistema i del codi font, i indicar l'òrgan responsable a efectes d'impugnació.
• Sistemes de signatura per a l'actuació automatitzada (Llei 40/2015, art. 42): segell electrònic de l'Administració, òrgan, organisme públic o entitat de dret públic basat en un certificat electrònic qualificat, i CSV (Codi Segur de Verificació) vinculat a l'Administració i, si escau, a la persona signatària del document; la integritat es comprova a la seu electrònica.
• Signatura electrònica del personal (Llei 40/2015, art. 43): cada administració determina els sistemes de signatura que ha d'utilitzar el seu personal; poden identificar el titular del lloc i l'Administració. Per seguretat pública poden identificar només l'òrgan i el número d'identificació professional.
• Intercanvi de dades en entorns tancats de comunicació (Llei 40/2015, art. 44) i assegurament i interoperabilitat de la signatura (Llei 40/2015, art. 45).
• Reutilització de sistemes i aplicacions (Llei 40/2015, art. 157): les administracions posen a disposició de qualsevol altra les aplicacions pròpies, que es poden declarar de font oberta; abans d'adquirir o desenvolupar han de consultar el directori general d'aplicacions i, si no en reutilitzen cap, justificar-ho en termes d'eficiència. La transferència de tecnologia (Llei 40/2015, art. 158) obliga cada administració a mantenir un directori actualitzat, interoperable amb el de l'AGE (Administració General de l'Estat).

7. La regulació catalana

• Llei 29/2010 (del 3 d'agost, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya) : marc de la interoperabilitat i la cooperació entre les administracions catalanes. Dona cobertura a l'AOC (Administració Oberta de Catalunya, el consorci) i regula la interoperabilitat, els catàlegs de dades i documents interoperables, la identitat digital, la seu electrònica, el registre i l'arxiu electrònics. Principi central: no es poden exigir als ciutadans dades o documents en poder de qualsevol administració catalana.
• Finalitats (art. 3): una administració oberta, transparent, accessible, eficaç i eficient; unes activitats i unes relacions —entre ens i amb la ciutadania— més àgils, eficaces i eficients per mitjà dels mitjans electrònics; i la consolidació dels instruments de col·laboració i coordinació entre les administracions catalanes. No regula la validesa dels actes ni el procediment administratiu comú.
• Principis (art. 4): en són deu, numerats a la llei, i la llista és sencera — 1r proximitat, 2n transparència i participació, 3r accessibilitat, 4t qualitat, 5è simplificació, eficàcia, eficiència i economia, 6è seguretat, 7è neutralitat tecnològica, 8è cooperació i col·laboració, 9è proporcionalitat i 10è legalitat. La llista és tancada: la distractora clàssica cola «complexitat». Compte amb comptar noms en lloc de principis: el 2n, el 5è i el 8è n'ajunten més d'un, de manera que els noms solts són quinze i els principis, deu.
• Llei 26/2010 (Llei 26/2010, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya): complementa la regulació estatal en el procediment i l'organització.
• Consorci AOC: proveeix els serveis comuns — Via Oberta (interoperabilitat de dades), e-NOTUM (notificacions electròniques), e-TRAM (tramitació), e-FACT (factura electrònica), idCAT, idCAT Mòbil i T-CAT (certificat del personal al servei de les administracions catalanes).
• Llei 19/2014 de transparència → tema 18.

8. El model d'administració electrònica de l'Ajuntament de Barcelona

• BIT (Barcelona Innovació i Tecnologia), l'antic IMI (Institut Municipal d'Informàtica), que va canviar de nom el 28 de novembre de 2025. És una entitat pública empresarial que presta els serveis TIC (Tecnologies de la Informació i la Comunicació) de l'Ajuntament i del seu grup. Els documents metodològics encara es titulen Scrum@IMI.
• Seu electrònica de l'Ajuntament i Carpeta ciutadana («La meva carpeta»): tràmits, estat dels expedients, notificacions i dades personals.
• L'Ordenança reguladora de l'administració electrònica hi situa el que té efectes jurídics: tauler d'edictes, gaseta municipal, oferta pública d'ocupació i informació sobre protecció de dades. La informació de servei del web municipal —la guia d'equipaments, l'agenda— no és contingut de la seu.
• Catàleg de tràmits, Oficines d'Atenció Ciutadana (OAC), OAC Digital, telèfon 010 i quiosc de tràmits com a canals.
• GPA (Gestor de Procediments Administratius): motor de tramitació corporatiu.
• Arxiu electrònic: conserva els documents i expedients electrònics municipals, integrat amb el sistema AIDA (Administració Integral de Documents i Arxius) i el quadre de classificació documental.
• Decidim.Barcelona: plataforma de participació de codi obert, exemple emblemàtic del principi de reutilització.
• Open Data BCN: portal de dades obertes municipal.
• Mesura de digitalització oberta: estableix el compromís de programari lliure, estàndards oberts, sobirania de les dades, desenvolupament àgil i contractació ètica; es desplega als Barcelona Digital Standards i a la guia de programari lliure.
• Mesura de govern d'IA: marc per a l'ús de la IA (intel·ligència artificial) municipal, amb registre d'algoritmes, avaluació d'impacte algorítmic i transparència. → temes específics 29 i 30.

Claus d'examen

• Practicada vs. rebutjada: es practica en el moment de l'accés al contingut, no de la posada a disposició; rebutjada als 10 dies naturals sense accedir-hi (Comu-A1 2021, p. 67; Comu-A1 2024, p. 25).
• Art. 14.2: distingeix qui hi està obligat (persones jurídiques, entitats sense personalitat, col·legiats obligatoris, representants d'obligats, empleats públics) de les persones físiques, que trien (Comu-A1 2021, p. 68).
• Llei 29/2010 (Catalunya) ≠ Llei 39/2015 (estatal): la catalana regula l'ús dels mitjans electrònics i la cooperació interadministrativa, no el règim del procediment administratiu comú ni el sancionador —això és de la 39/2015 (Comu-A1 2024, p. 37 i p. 38).
• Expedient electrònic: queden fora els esborranys, notes, resums i judicis de valor (Comu-A1 2021, p. 70).

Per recordar

• Des de 2015 no hi ha una llei separada d'administració electrònica: l'electrònic és el règim ordinari de les lleis 39/2015 i 40/2015.
• Obligats a relacionar-se electrònicament (art. 14.2): persones jurídiques, entitats sense personalitat, professionals de col·legiació obligatòria, representants d'obligats i empleats públics. Les persones físiques trien.
• Identificació per a tot; signatura només per a sol·licituds, declaracions responsables, comunicacions, recursos, desistiments i renúncies.
• Notificació electrònica rebutjada als 10 dies naturals; l'avís és obligatori però la seva manca no invalida la notificació.
• El registre electrònic funciona 24×7 tots els dies de l'any; el que es presenta en dia inhàbil es té per presentat la primera hora del primer dia hàbil següent.
• Expedient electrònic: índex numerat i autentificat, còpia electrònica certificada de la resolució, i la informació auxiliar o de suport i els judicis de valor no en formen part.
• Actuació administrativa automatitzada: cal designar prèviament l'òrgan competent per a especificacions, programació, manteniment, supervisió, control de qualitat i auditoria del codi font, i l'òrgan responsable a efectes d'impugnació.
• Segell electrònic i CSV són els sistemes de signatura de l'actuació automatitzada.
• Art. 158 de la Llei 40/2015: abans d'adquirir o desenvolupar una aplicació cal consultar el directori i justificar la no reutilització.
• A Catalunya, el Consorci AOC presta els serveis comuns; l'idCAT i la T-CAT en són les identitats digitals.