Gestió de projectes (PMBOK v7): mesura del rendiment, riscos i tancament

25 preguntas de exámenes anteriores · 16 min · 1 hermanas, de otra categoría

Versiones que desarrolla: PMBOK Guide 6 (superada) · PMBOK Guide 7 (vigente)

Elaboración propia: la fuente es de pago y no se reproduce

Enunciat oficial. Gestió de projectes (PMBOK v7): Mesura del rendiment, riscos i incertesa, i tancament orientat a resultats.

Avís d'edicions. El marc d'aquest tema és la Guia del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), del PMI (Project Management Institute). El temari demana la v7, que tracta aquesta matèria als dominis Mesura i Incertesa; les preguntes d'exàmens anteriors, però, fan servir el vocabulari de processos de la v6 —les fórmules de l'EVM són les mateixes a totes dues edicions—.

1. Mesura del rendiment: la gestió del valor guanyat (EVM, Earned Value Management)

L'Earned Value Management integra abast, cronograma i cost en un únic sistema de mesura.

1.1 Les tres variables base

1.2 Variacions i índexs — memoritza les fórmules

CV  = EV − AC          variació del cost
SV  = EV − PV          variació del cronograma
CPI = EV / AC          índex d'acompliment del cost
SPI = EV / PV          índex d'acompliment del cronograma

Interpretació de la SV (Schedule Variance, variació del cronograma), el CPI (Cost Performance Index, índex d'acompliment del cost) i el SPI (Schedule Performance Index, índex d'acompliment del cronograma) —la pregunta d'examen és sempre aquesta—:

Fixa't que CV i SV negatius són dolents, i que CPI i SPI inferiors a 1 també. La regla mnemotècnica: negatiu i menor que u, malament.

1.3 Previsions

EAC = BAC / CPI                       si les desviacions actuals continuaran (cas típic)
EAC = AC + (BAC − EV)                 si les desviacions són atípiques i no es repetiran
EAC = AC + [(BAC − EV) / (CPI × SPI)] si cal considerar tots dos índexs
ETC = EAC − AC                        estimació fins a la conclusió
VAC = BAC − EAC                       variació a la conclusió
TCPI = (BAC − EV) / (BAC − AC)        índex de rendiment del treball per completar

EAC (Estimate at Completion, estimació a la conclusió) i VAC (Variance at Completion, variació a la conclusió) surten directament de BAC, AC i EV; el TCPI (To-Complete Performance Index, índex de rendiment del treball per completar) indica l'eficiència que cal mantenir en el treball restant.

TCPI > 1 vol dir que cal ser més eficient en el treball restant del que s'ha estat fins ara.

1.4 Altres mesures

• Regles de crèdit del valor guanyat: fórmules fixes (0/100, 50/50, 25/75), fites ponderades, percentatge completat.
• Als enfocaments àgils: velocitat, gràfics de treball pendent (burndown) i treball completat (burnup), temps de cicle, temps de lliurament (lead time), rendiment (throughput), CFD (Cumulative Flow Diagram, diagrama de flux acumulat) i el WIP (Work In Progress, treball en curs).
• Domini «Mesurament» (v7): els resultats esperats són comprensió fiable de l'estat, dades utilitzables per a la presa de decisions, accions oportunes i assoliment dels objectius i generació de valor. Adverteix contra els efectes no desitjats de les mètriques: hawthorne effect, biaix de confirmació, correlació vs causalitat, i mètriques que es converteixen en objectiu (llei de Goodhart).
• Llindars i quadres de comandament: dashboards, semàfors, gràfics de tendències i diagrames de radar.
• Avaluació del projecte: no és un acte final ni una valoració només econòmica. És present a totes les fases i té fases pròpies —preparació, disseny, control i execució de l'avaluació—, perquè és la clau de l'aprenentatge de l'equip i de l'organització. Les distractores la redueixen a un moment («es fa al final»), a una dimensió («l'anàlisi i la valoració econòmica») o li neguen fases pròpies (TS-TIC 2021 específic, p. 38).

2. Riscos i incertesa

2.1 Conceptes

Risc: esdeveniment o condició incerta que, si es produeix, té un efecte positiu o negatiu sobre un o més objectius del projecte. Els riscos poden ser amenaces (negatius) o oportunitats (positius).

• Risc individual del projecte vs risc general del projecte (l'efecte de la incertesa sobre el projecte en el seu conjunt).
• Apetit al risc (quanta incertesa s'està disposat a assumir a canvi de recompensa), tolerància al risc (grau acceptable de variació) i llindar de risc (nivell d'impacte a partir del qual cal actuar).
• Incertesa (v7) inclou: risc, ambigüitat (falta de claredat conceptual o de situació), complexitat (moltes parts interconnectades) i volatilitat (canvi ràpid i imprevisible).

2.2 Els set processos (v6)

1. Planificar la gestió dels riscos → pla de gestió dels riscos (metodologia, rols, pressupost, calendari, categories de riscos / RBS (Risk Breakdown Structure), definicions de probabilitat i impacte, matriu de probabilitat i impacte, formats d'informe, seguiment).
2. Identificar els riscos → registre de riscos i informe de riscos. Tècniques: pluja d'idees, llistes d'idees ràpides (prompt lists: PESTLE (Political, Economic, Social, Technological, Legal, Environmental), TECOP (Technical, Environmental, Commercial, Operational, Political) i VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity)), llistes de verificació, entrevistes, anàlisi de causa arrel, anàlisi de supòsits i restriccions, anàlisi DAFO (Debilitats, Amenaces, Fortaleses, Oportunitats) i anàlisi de documents.
3. Realitzar l'anàlisi qualitativa dels riscos → prioritza els riscos per a l'anàlisi o acció posterior avaluant probabilitat d'ocurrència i impacte. Eines: matriu de probabilitat i impacte, avaluació de la qualitat de les dades sobre riscos, categorització de riscos, avaluació de la urgència, i representacions com el diagrama de bombolles. És ràpida i subjectiva.
4. Realitzar l'anàlisi quantitativa dels riscos → analitza numèricament l'efecte combinat dels riscos identificats i altres fonts d'incertesa sobre els objectius generals del projecte. No es fa a tots els projectes. Eines: - Simulació de Monte Carlo: executa el model del projecte moltes vegades amb valors d'entrada mostrejats aleatòriament de distribucions de probabilitat, per obtenir una distribució de resultats possibles (per exemple, la probabilitat d'acabar en una data o dins d'un cost). És la resposta quan es pregunta pel mètode que simula múltiples escenaris i n'obté una distribució. - Anàlisi de sensibilitat, representada amb el diagrama de tornado, que determina quins riscos individuals tenen més impacte potencial sobre el resultat del projecte. - Anàlisi de l'arbre de decisions, amb el càlcul de l'EMV (Expected Monetary Value, valor monetari esperat) = probabilitat × impacte. - Diagrames d'influència i anàlisi mitjançant models de simulació del cronograma.
5. Planificar la resposta als riscos.
6. Implementar la resposta als riscos (grup d'execució — l'únic procés de riscos que hi és).
7. Monitorar els riscos (seguiment i control).

La identificació és iterativa, no un acte únic de la planificació. Apareixen riscos nous a mesura que avança el projecte, així que la majoria dels riscos s'identifiquen repartits entre dos processos: Identificar els riscos (la identificació inicial) i Monitorar els riscos (la reidentificació contínua, dins del grup de seguiment i control) — no només al primer.

Pregunta clàssica: quin NO és un procés de la gestió de riscos? Sol aparèixer «controlar els riscos» amb la nomenclatura antiga o inventades com «avaluar els riscos». Els set noms exactes són els d'aquesta llista.

2.3 Estratègies de resposta

Planificar la resposta és un procés que es duu a terme al llarg de tot el projecte, no un tràmit inicial, i el seu principal benefici és identificar les formes adequades d'abordar el risc general del projecte i els riscos individuals.

La inversió que sempre cau. Unes respostes efectives i adequades redueixen al mínim les AMENACES individuals, maximitzen les OPORTUNITATS i redueixen l'exposició global al risc. La distractora ho intercanvia —«redueixen les oportunitats i maximitzen les amenaces»— i llavors afirma el contrari del que es busca.

Una resposta ben plantejada ha de ser adequada a la importància del risc, rendible respecte de les accions que exigeix, realista dins del context del projecte, acordada per totes les parts implicades i a càrrec d'una persona responsable.

Per a amenaces (riscos negatius):

Quan la millor estratègia és executar accions focalitzades a capgirar o disminuir la probabilitat o l'impacte, l'estratègia és mitigar. Si les accions eliminen completament l'amenaça, és evitar.

Per a oportunitats (riscos positius): escalar, explotar (assegurar que es produeixi), compartir (associar-se amb un tercer millor capacitat per capturar-la), millorar (augmentar-ne probabilitat o impacte) i acceptar.

Respostes de contingència: plans que només s'executen si es donen unes condicions definides (disparadors o triggers). El pla alternatiu (fallback plan) s'activa si la resposta principal no és efectiva. Els riscos residuals són els que queden després de la resposta; els riscos secundaris, els que sorgeixen com a conseqüència directa de la resposta.

Qui aprova la reserva que finança la resposta. La reserva de contingència cobreix els riscos coneguts i acceptats activament; forma part de la línia base de costos i la gestiona el director del projecte, sense aprovació addicional. La reserva de gestió cobreix els riscos desconeguts (unknown unknowns); queda fora de la línia base, dins del pressupost total del projecte, i la gestiona el patrocinador — usar-la exigeix la seva aprovació formal. La línia base de costos, el pressupost del projecte i aquesta distinció es desenvolupen a tic/pmbok-planificacion-integrada; aquí queda només qui en respon davant del risc.

2.4 Monitorar els riscos

Assegurar l'eficàcia del procés al llarg del projecte requereix:

• revisions periòdiques del risc a cada reunió d'estat, i no només una identificació inicial;
• reavaluació i reidentificació: apareixen riscos nous, i n'hi ha que deixen de ser rellevants;
• auditories de riscos per avaluar l'eficàcia del procés;
• anàlisi de variació i de tendències i anàlisi de reserves (comparar la contingència restant amb el risc restant);
• assignació d'un propietari del risc i d'un propietari de la resposta per a cada risc;
• cultura oberta que permeti reportar riscos sense penalització.

La resposta a «què assegura l'eficàcia de monitorar els riscos al llarg del projecte» és la revisió i reavaluació periòdica i sistemàtica, no fer-ho una sola vegada a l'inici.

3. El tancament

Tancar el projecte o fase (v6, integració, grup de tancament): finalitzar totes les activitats per al projecte, fase o contracte. Beneficis clau: la informació del projecte s'arxiva, el treball planificat es completa i s'alliberen els recursos organitzacionals per emprendre nous esforços.

Activitats del tancament:

1. Assegurar que s'ha completat tot el treball i que els entregables han estat acceptats formalment (procés Validar l'abast).
2. Tancar els contractes i les adquisicions, amb el tancament administratiu i financer.
3. Transferir el producte, servei o resultat a la unitat que l'ha d'operar i mantenir: aquesta és l'activitat crítica perquè el resultat sigui sostenible. Comprèn la documentació d'operació, la formació dels operadors, els acords de nivell de servei i el traspàs de la responsabilitat.
4. Recopilar i registrar les lliçons apreses i incorporar-les al repositori de coneixement de l'organització.
5. Mesurar la satisfacció dels interessats.
6. Alliberar els recursos i reconèixer l'equip.
7. Actualitzar els actius dels processos de l'organització.
8. Elaborar l'informe final, que compara resultats amb objectius i documenta la realització dels beneficis.

Sortides: transferència del producte, servei o resultat final, informe final, actualitzacions dels actius dels processos de l'organització (registre de lliçons apreses, documents del projecte, documentació de tancament).

Pregunta d'examen: la sortida clau del procés de tancament que contribueix a l'organització és la transferència del producte final juntament amb les lliçons apreses. No forma part del tancament «executar les accions correctives pendents» ni «resoldre els incidents oberts»: això s'ha de fer abans, al seguiment i control.

Tancament anticipat: quan el projecte es cancel·la, també s'ha de tancar formalment, documentant els motius i l'estat en què queda el treball.

Claus d'examen

• Risc de baixa prioritat, conscient, sense actuar-hi de manera proactiva → Acceptar. No és Escalar (això treu el risc de l'abast del director), ni Mitigar (això sí que actua). L'«acceptar» sense acció és la variant passiva (TS-TIC 2023, pràctica p. 11).
• En quins processos s'identifica la majoria dels riscos? Trampa: sembla que només a la planificació. La resposta correcta reparteix la identificació entre Identificar els riscos i Monitorar els riscos, perquè és iterativa (TS-TIC 2021, pràctica p. 21).
• Qui gestiona cada reserva. La reserva de contingència no necessita aprovació addicional (la té ja el director); la de gestió sí, i és el patrocinador qui l'aprova. La línia base de costos i el pressupost del projecte —que és el que s'examina quan el supòsit dona xifres d'un pressupost aprovat, una ampliació pendent d'aprovar i el total dels dos— es desenvolupen a tic/pmbok-planificacion-integrada (TS-TIC 2025, pràctica p. 15).

Per recordar

• CV = EV − AC, SV = EV − PV, CPI = EV/AC, SPI = EV/PV.
• CV negatiu = sobrecost. SPI < 1 = retard. Negatiu o menor que u, malament.
• EAC = BAC/CPI quan la tendència continuarà; VAC = BAC − EAC.
• Monte Carlo = simulació de múltiples escenaris amb distribucions → distribució de resultats. Tornado = anàlisi de sensibilitat. EMV = probabilitat × impacte.
• Els set processos de riscos; l'únic del grup d'execució és Implementar la resposta als riscos. La majoria dels riscos s'identifiquen entre Identificar els riscos i Monitorar els riscos, no només al principi.
• Evitar elimina; mitigar redueix; transferir trasllada la propietat; acceptar no actua (activa = reserva de contingència; passiva = no fer res); escalar el treu de l'abast del projecte.
• Reserva de contingència = coneguts, dins la línia base, la gestiona el director. Reserva de gestió = desconeguts, fora la línia base, l'aprova el patrocinador.
• Monitorar els riscos: revisió i reavaluació periòdica, no només inicial.
• Tancament: acceptació formal, transferència a operació i manteniment, lliçons apreses i alliberament de recursos. Un projecte cancel·lat també es tanca formalment.

Practicar este tema