Treball documental: SharePoint i OneDrive

Elaboració pròpia: la font és de pagament i no es reprodueix

Enunciat oficial. Treball documental: SharePoint, OneDrive.

1. Les dues peces

SharePoint Online és la plataforma de col·laboració i de gestió de contingut d'equip de Microsoft 365: organitza els documents en llocs, i dins de cada lloc en biblioteques i llistes amb metadades, versions i permisos propis. OneDrive for Business és la biblioteca de documents personal de cada usuari, construïda sobre la mateixa tecnologia i amb les mateixes funcions. La diferència entre les dues no és tècnica sinó de propietat: qui mana sobre el contingut i què passa amb els documents quan la persona marxa.

Regla pràctica: si el document interessa a més d'una persona o té valor per a la unitat, va a SharePoint; si és teu i encara és en curs, a OneDrive.

Relació amb Teams: cada equip té un lloc de SharePoint associat on s'emmagatzemen tots els fitxers dels canals; cada canal hi té una carpeta; els canals privats i compartits tenen lloc propi. Teams és la interfície; SharePoint és el magatzem → tema 51.

2. Estructura de SharePoint

El contingut de SharePoint viu dins d'un lloc, que és la unitat de propietat, de permisos i de navegació: cada lloc té els seus membres, la seva pàgina d'inici i els seus contenidors de contingut. Els llocs no s'anideguen els uns dins dels altres com les carpetes d'un disc; s'agrupen amb un hub.

Tipus de lloc:

• Lloc d'equip (team site): connectat a un grup de Microsoft 365 i a Teams; col·laboració, tots hi contribueixen.
• Lloc de comunicació (communication site): difusió: pocs autors, molts lectors. És el tipus adequat per a una intranet o un portal informatiu.
• Hub site: agrupa llocs relacionats amb navegació i cerca comunes.

Elements:

Biblioteca o llista és una distinció que cau: la biblioteca guarda documents i cada element és un fitxer; la llista guarda registres i cada element és una fila de columnes, encara que hi pugui adjuntar fitxers. Un tipus de contingut és la plantilla que lliga un conjunt de metadades —i, si escau, una plantilla de document i un flux— a una categoria: «contracte», «acta», «informe tècnic».

Metadades o carpetes: SharePoint permet classificar amb metadades en lloc de carpetes imbricades. És millor pràctica: una jerarquia de carpetes obliga a triar un únic criteri d'organització i genera rutes llarguíssimes; les metadades permeten múltiples vistes del mateix conjunt i una cerca molt superior. La botiga de termes (term store) permet mantenir vocabularis controlats corporatius i compartir-los entre llocs.

3. Funcionalitats de treball documental

• Coautoria en temps real: diverses persones editen el mateix document alhora, amb indicadors de presència i desat automàtic. És la funcionalitat que fa possible la col·laboració simultània; el detall, al tema 51.
• Versionat: versions principals i secundàries, historial complet i restauració de versions anteriors. Es configura biblioteca a biblioteca, amb un límit del nombre de versions que es conserven.
• Desprotecció i protecció (check-out / check-in): bloqueja el document per a l'edició exclusiva d'una sola persona, que en tornar-lo a protegir hi deixa un comentari de canvis. Útil quan la coautoria no és desitjable (documents amb format complex o processos formals), però inhabilita la coautoria mentre està actiu.
• Aprovació de contingut: la biblioteca pot exigir que una versió sigui aprovada abans de ser visible per a qui només hi té permís de lectura. Amb versions principals i secundàries, l'esborrany es publica com a versió principal i queda pendent d'aprovació.
• Paperera de reciclatge de dos nivells: la de l'usuari, al lloc, i la de la col·lecció de llocs, només per a qui l'administra. La retenció és de 93 dies comptats des de l'esborrat original i és la mateixa per als dos nivells: no se sumen, i el termini no es pot allargar.
• Alertes i notificacions de canvis sobre un element, una carpeta o una biblioteca.
• Cerca a text complet i per metadades, amb resultats retallats pels permisos de qui cerca: ningú no veu a la cerca un document al qual no té accés.

4. Permisos i governança

Nivells de permís predefinits: control total, disseny, edició, col·laboració, lectura i accés limitat. Els dos extrems —control total i accés limitat— no es poden modificar; els altres sí, i se'n poden crear de nous. L'accés limitat no s'assigna a mà: és el que el sistema posa sol perquè algú pugui obrir un document concret sense veure la resta del lloc.

Grups: els grups de SharePoint del lloc (propietaris, membres, visitants) i, preferiblement, grups de seguretat d'Entra ID per gestionar-los, perquè així la pertinença es manté en un únic lloc → tema 64.

Herència de permisos: els permisos flueixen del lloc a les biblioteques, les carpetes i els elements. Trencar l'herència en molts punts és l'error de disseny més freqüent: fa la gestió ingovernable i genera fuites silencioses, perquè cap canvi posterior al nivell superior arriba als àmbits trencats. La bona pràctica és gestionar els permisos al nivell més alt possible i usar enllaços de compartició per als casos puntuals.

Etiquetes de sensibilitat i de retenció de Microsoft Purview: xifratge i marcatge que viatgen amb el document encara que surti de la biblioteca, i polítiques de conservació i eliminació. La DLP (Data Loss Prevention, prevenció de pèrdua de dades) detecta contingut sensible —DNI (Document Nacional d'Identitat), targetes de crèdit, dades de salut— i bloqueja o avisa en compartir-lo. El govern de la suite sencera, al tema 51; aquí, què li passa a un fitxer d'una biblioteca.

Cicle de vida: polítiques de caducitat de grups, arxivat de llocs inactius i propietaris responsables de revisar-ne el contingut i els accessos.

5. OneDrive: espai personal, sincronització i compartició

OneDrive for Business és una biblioteca de documents com les de SharePoint, amb un únic propietari. Per això hereta el versionat, la paperera de dos nivells, la coautoria i la cerca de l'apartat 3, i el que li és propi és com arriba al lloc de treball i com se'n surt el document.

Sincronització amb l'escriptori. El client de sincronització de OneDrive porta al disc local tant el OneDrive personal com les biblioteques de SharePoint i de Teams que la persona esculli:

• Fitxers a demanda: tots els fitxers es veuen a l'explorador, però no ocupen espai local fins que s'obren. Un fitxer es pot marcar per conservar-lo sempre al dispositiu, i això és el que permet treballar-hi sense connexió; els canvis es pugen quan la connexió torna.
• Còpia de seguretat de les carpetes conegudes (Known Folder Move): redirigeix a OneDrive l'Escriptori, els Documents i les Imatges de l'equip, de manera que el que la persona desa on sempre queda protegit i disponible des d'un altre dispositiu.
• La sincronització no és una còpia de seguretat: esborrar un fitxer sincronitzat l'esborra a tots dos costats. El que salva l'error és la paperera i l'historial de versions, no el client.

Compartició amb enllaços. Un document no es comparteix donant permisos un a un, sinó generant un enllaç, i el tipus d'enllaç és el que decideix qui hi entra:

Cada enllaç porta associats el permís de visualització o edició i, opcionalment, caducitat i contrasenya.

Compartició externa: cal decidir-la conscientment, per organització i per lloc, i és la via de fuita més habitual. Mesures: enllaços per defecte limitats a l'organització, caducitat obligatòria per als convidats, revisions d'accés periòdiques i informes de compartició.

6. Fluxos de treball i integració amb Microsoft 365

Un flux de treball documental automatitza el que abans es feia per correu: quan un document entra en una biblioteca o canvia una columna, el sistema avisa, demana una aprovació, mou el fitxer o li canvia l'estat.

• Power Automate és l'eina de fluxos de la suite. Un flux s'associa a una biblioteca o a una llista, s'engega per un esdeveniment (fitxer nou, element modificat) o a mà, i encadena passos: aprovacions amb resposta a Teams o al correu, notificacions, còpia o arxivat del fitxer, actualització de metadades.
• L'aprovació de contingut de la biblioteca (apartat 3) resol el cas senzill sense flux; el flux hi entra quan hi ha diverses persones aprovadores, terminis o passos condicionals.
• Aplicacions ofimàtiques: els documents s'obren i es coediten des del navegador o des de l'aplicació d'escriptori, sobre el fitxer que viu a la biblioteca. Les aplicacions i els seus formats, al tema 51.
• Teams hi posa la conversa i la interfície; SharePoint, el magatzem (apartat 1).
• Entra ID hi posa la identitat, l'inici de sessió i els grups → tema 64.
• Microsoft Search indexa contingut i metadades de tots dos i respon amb resultats retallats pels permisos de qui cerca.
• Power Apps permet posar un formulari propi al davant d'una llista o d'una biblioteca quan el formulari estàndard no arriba → tema 40.

7. Escenaris de treball documental col·laboratiu

8. El límit: SharePoint i OneDrive no són l'arxiu electrònic

Aquest és el punt de risc real per a una administració i el que cal tenir clar:

• SharePoint i OneDrive són eines de col·laboració i de gestió del contingut de treball. Serveixen per produir el document.
• El document amb valor administratiu ha d'acabar incorporat a l'expedient electrònic (Llei 39/2015, art. 70) i, un cop finalitzat el procediment, a l'arxiu electrònic únic (Llei 39/2015, art. 17), amb les metadades de l'ENI (Esquema Nacional d'Interoperabilitat), la signatura i les garanties d'autenticitat, integritat i conservació amb independència del temps transcorregut → tema 44.
• La retenció de Purview no és un calendari de conservació arxivístic: aquest l'aprova l'òrgan d'avaluació documental i cap document públic no es pot destruir sense una taula d'avaluació aprovada → tema 44.
• Conclusió pràctica: SharePoint per a l'esborrany i la col·laboració; GPA (Gestor de Procediments Administratius), gestor documental i arxiu, per al document definitiu. Confondre-ho genera documentació administrativa fora del sistema de gestió documental, sense traçabilitat ni valor probatori.

I la peça de fons: la Mesura de digitalització oberta estableix la preferència pel programari lliure i els estàndards oberts, i qui contracta la suite ha de preveure al plec l'exportabilitat i la reversibilitat i signar el contracte d'encarregat del tractament de l'RGPD (Reglament General de Protecció de Dades) — art. 28. Les alternatives lliures de plataforma col·laborativa —Nextcloud amb Collabora Online o OnlyOffice— es comparen al tema 51; els gestors documentals lliures —Alfresco, OpenKM—, al tema 44.

Claus d'examen

• La confusió que ha caigut és coautoria contra check-out. Preguntat quina funcionalitat permet la col·laboració en temps real en obrir un document des de OneDrive, la resposta és l'edició simultània de diverses persones; el distractor és el bloqueig del document per a una única persona usuària, que és exactament el que fa el check-out i el contrari del que es demana (TS-TIC 2025 pràctica, s4-p19).
• SharePoint o OneDrive rarament es pregunta per tecnologia: es pregunta per propietat. Contingut d'equip o de la unitat → SharePoint; espai personal i esborranys → OneDrive.
• Lloc d'equip o lloc de comunicació: si l'enunciat parla d'intranet, portal o «pocs autors i molts lectors», és lloc de comunicació; si parla de treballar tots plegats, és lloc d'equip.
• Metadades o carpetes: quan l'opció hi és, la bona pràctica que es demana són les metadades, no la jerarquia de carpetes.
• Compte amb la paraula «arxiu» en un enunciat d'administració: l'arxiu electrònic únic de la Llei 39/2015 no és ni la paperera de reciclatge ni l'arxivat d'un lloc inactiu de SharePoint.

Per recordar

• SharePoint = contingut d'equip i de l'organització; OneDrive = espai personal. Si interessa a més d'una persona, SharePoint.
• Els fitxers de Teams són a SharePoint; els canals privats i compartits tenen lloc propi.
• Lloc d'equip = col·laboració; lloc de comunicació = difusió (intranet).
• Biblioteca = fitxers; llista = files de columnes tipificades.
• Metadades millor que carpetes: permeten múltiples vistes i millor cerca.
• Coautoria = edició simultània de diverses persones; check-out = edició exclusiva d'una sola, i inhabilita la coautoria.
• Paperera de dos nivells i 93 dies des de l'esborrat, iguals per als dos nivells i no ampliables. És l'única xifra d'aquest tema que cal saber de memòria.
• Control total i accés limitat són els dos nivells de permís que no es poden modificar.
• No trenquis l'herència de permisos si pots evitar-ho; gestiona al nivell més alt possible.
• L'enllaç de qualsevol persona no autentica ni es pot auditar: és el primer que es tanca en una administració.
• La sincronització no és una còpia de seguretat: qui salva l'error és la paperera i l'historial de versions.
• SharePoint i OneDrive NO són l'expedient ni l'arxiu electrònic: el document definitiu va al gestor documental i a l'arxiu, amb metadades ENI i signatura.