Eines de treball col·laboratiu en entorn Microsoft 365

Elaboració pròpia: la font és de pagament i no es reprodueix

Enunciat oficial. Eines de treball col·laboratiu en entorn Microsoft 365.

1. Què és una eina de treball col·laboratiu

Programari que permet que diverses persones treballin sobre un mateix objecte compartint informació, en comptes d'intercanviar-se còpies. El nom clàssic és groupware. Fa tres coses, i convé distingir-les perquè les eines concretes solen cobrir-ne només una part:

• Comunicació: intercanvi d'informació entre persones. Correu, missatgeria instantània, videotrucada, fòrums, blogs, murs de notícies.
• Coordinació: acordar qui fa què i quan. Agenda i calendari compartits, gestió de tasques, gestió de projectes compartida, fluxos d'aprovació.
• Producció compartida: construir un resultat comú. Coedició de documents, wikis, mapes mentals compartits, taulers d'idees (whiteboard), repositoris d'arxius comuns.

Un wiki és el cas net de la tercera: un espai web que qualsevol persona autoritzada pot editar, pensat per compartir informació i coneixement de manera acumulativa. No és un canal de difusió: publicar anuncis, difondre notícies o recollir queixes són usos unidireccionals, amb un emissor i molts receptors.

Què no és col·laboratiu. El criteri és si més d'una persona intervé sobre el mateix objecte de treball. La gestió financera, la comptabilitat o la nòmina són aplicacions de gestió: tenen molts usuaris, però cadascú hi fa la seva feina sobre registres propis. Tenir usuaris no és col·laborar.

1.1 La matriu de temps i lloc

La classificació habitual creua quan (a la vegada o no) i on (junts o separats):

La fila de baix és la que interessa a una administració amb teletreball i seus repartides, i és exactament el que cobreix una suite com Microsoft 365.

2. Microsoft 365: què és i com es llicencia

Conjunt de serveis de productivitat al núvol que integra les aplicacions ofimàtiques, el correu, la col·laboració, l'emmagatzematge i la identitat sota un sol compte corporatiu. Es deia Office 365 fins al 2020; el nom nou inclou, en algunes edicions, també el sistema operatiu i la gestió del dispositiu.

Tres coses distintes que sovint es confonen:

• La suite d'escriptori clàssica: programes instal·lats a l'ordinador amb llicència perpètua, sense serveis al núvol associats.
• La subscripció amb dret d'instal·lació local: es paga per usuari i any, i el mateix usuari pot fer servir els serveis al núvol i instal·lar-se els programes al seu equip.
• La subscripció només de serveis: dona accés als serveis al núvol i a les versions web i mòbil de les aplicacions, però no a la instal·lació d'escriptori.

El dret d'instal·lació de les edicions E3 i E5 és per usuari, no per equip: la mateixa persona pot instal·lar la suite en 5 ordinadors, 5 tauletes i 5 telèfons. És la resposta que s'ha preguntat dues vegades i el parany és sempre el mateix: fer creure que cap llicència permet instal·lar en local, o que totes ho permeten.

3. L'ofimàtica i els seus formats

3.1 Les tres aplicacions bàsiques

El full de càlcul és el que més es pregunta perquè és el que més es confon. La seva unitat és la cel·la, identificada per columna i fila; una fórmula referencia altres cel·les i es recalcula automàticament quan canvien; sobre les dades s'hi munten gràfics, taules dinàmiques i filtres. A la pràctica és l'eina d'anàlisi ràpid d'una unitat administrativa —i, per això mateix, una font habitual de dades corporatives fora de control.

Completen la suite el client de correu i agenda, el quadern de notes, la base de dades d'escriptori i l'edició de formularis.

El correu i l'agenda es couen contra un servidor Exchange (en local o Exchange Online al núvol), que és una peça independent de la resta de la suite: per això migrar o actualitzar la versió del servidor de correu només obliga a actualitzar el client local d'Outlook a una versió compatible, mentre que la resta de mòduls (full de càlcul, processador de textos), que no dialoguen amb aquest servidor, no es veuen afectats.

3.2 Els formats de fitxer

Un format obert és aquell l'especificació del qual és pública, completa i implementable per qualsevol sense permís ni pagament de drets. És el que permet que un document es pugui obrir d'aquí a vint anys i amb un altre programa; el contrari és el format propietari, controlat per un fabricant.

Les dues famílies ofimàtiques actuals són totes dues normalitzades, i aquesta és la confusió típica: obert no vol dir lliure.

Les dues són contenidors comprimits amb fitxers XML (eXtensible Markup Language) a dins, i per això la darrera lletra x de .docx distingeix el format modern del binari antic de la suite de Microsoft: .doc, .xls i .ppt. ODF cobreix a més el dibuix vectorial (.odg) i la base de dades (.odb).

Compatibilitat entre les dues famílies: per a fitxers de processador de text, full de càlcul i presentacions hi ha un alt grau de compatibilitat entre OOXML i ODF, amb certes restriccions, especialment amb les macros. Aquesta compatibilitat no s'estén a les bases de dades: LibreBase (.odb) i Microsoft Access no comparteixen format ni són interoperables.

Altres formats que hi conviuen:

• PDF (Portable Document Format): format de presentació final, pensat perquè el document es vegi igual a tot arreu. No és per editar-lo, i la seva variant PDF/A és la d'arxivament de llarga durada.
• CSV (Comma-Separated Values): text pla amb valors separats per un caràcter. No guarda ni fórmules ni format; és el mínim comú per intercanviar dades tabulars.
• RTF (Rich Text Format): format de text amb estils intercanviable entre processadors, avui residual.

Què admet l'administració espanyola. El Catàleg d'estàndards, que és una NTI (Norma Tècnica d'Interoperabilitat) de l'ENI (Esquema Nacional d'Interoperabilitat), fixa quins formats es poden fer servir: hi són admesos ODF, OOXML en la seva variant estricta, i PDF i PDF/A. La conseqüència pràctica és que un document publicat o intercanviat per l'administració ha d'anar en un format d'aquesta llista, i que triar la suite d'un fabricant no eximeix de desar en format admès.

3.3 Vincular i incrustar dades entre documents

Quan cal portar dades d'un full de càlcul dins d'un document de text hi ha tres maneres, i només una manté les dades vives:

• Enganxar: es copia el resultat com a text o taula. Queda congelat: si canvia l'origen, no passa res.
• Incrustar (embed): l'objecte s'inclou dins del document de destinació, que en guarda una còpia pròpia editable. Tampoc no se sincronitza amb l'origen.
• Vincular (enganxar l'enllaç): el document de destinació guarda una referència al fitxer origen, no les dades. En canviar el full de càlcul, el document s'actualitza.

El mecanisme es diu OLE (Object Linking and Embedding) i s'arriba amb l'ordre d'enganxament especial, triant l'opció de vincle en comptes de l'enganxament normal. Es pot mostrar el resultat com a taula, com a imatge o com a icona; això és només l'aspecte i no té res a veure amb que el vincle funcioni. El preu del vincle és la fragilitat: si el fitxer origen es mou o es reanomena, el vincle es trenca.

4. Microsoft Teams i les comunicacions unificades

4.1 Equips, canals i el que es crea sol

Teams és l'aplicació central de col·laboració: xat persistent, reunions, telefonia, fitxers i integració d'aplicacions, organitzada en equips i, dins de cada equip, canals per temes.

Quan es crea un equip nou, es provisionen automàticament un conjunt de recursos, i saber-ho és el que explica on són després les coses:

El punt que més es pregunta és el lloc de SharePoint: els fitxers compartits en un canal no viuen a Teams, viuen a SharePoint, en una biblioteca de documents amb una carpeta per canal. Teams és la interfície; el magatzem és un altre. D'això depenen els permisos, les còpies i la retenció.

Ús organitzatiu: un equip per unitat estable o per projecte de llarga durada, canals per als temes de dins, convenció de noms i política de creació d'equips limitada per evitar la proliferació. Quan cal muntar un espai de coordinació entre departaments, l'acció correcta és crear un equip amb els membres implicats —i segmentar amb canals privats o compartits si cal—, no repartir una carpeta ni obrir una llista de distribució de correu.

4.2 Comunicacions unificades

Teams és, en realitat, una plataforma de comunicacions unificades: la integració en un sol entorn de la veu, el vídeo, la missatgeria, la presència i el correu, sobre la xarxa de dades.

• Telefonia IP (Internet Protocol): la veu viatja per la mateixa xarxa de dades que la resta de tràfic. El benefici principal és la simplificació: una sola infraestructura de veu i dades, terminals per programari, i llocs de treball mòbils. El que no fa és reaprofitar el parell de fils de la telefonia analògica per connectar ordinadors: precisament el que aporta és portar la veu pel cablatge estructurat de dades.
• Indicador de presència: mostra si una persona és disponible, ocupada o absent, i és el que permet triar el canal abans de contactar-la.
• Missatgeria unificada: correu, missatge de veu i fax arriben a la mateixa bústia.
• Integració amb les aplicacions de gestió: trucar des d'una fitxa de client, obrir l'expedient des de la trucada.
• MCU (Multipoint Control Unit, unitat de control multipunt): l'element que controla les connexions de múltiples participants en un servei de videoconferència, fent de pont entre tots els fluxos. En una solució al núvol la funció la fa el servei, però el concepte és el mateix.

Reunions: convocatòria des del calendari, sala d'espera, sales de treball, gravació i transcripció, subtítols en directe, compartició de pantalla i control remot.

5. On viu el contingut

Els fitxers de la suite es desen en dos llocs, i la distinció és de propietat, no de tecnologia:

• SharePoint Online: contingut de l'equip i de l'organització. Sobreviu a les persones i és on van a parar els fitxers de Teams.
• OneDrive for Business: espai personal de cada usuari. Si la persona marxa, cal transferir-ne la propietat.

Regla pràctica: si el document interessa a més d'una persona, va a SharePoint o a Teams; si és teu i encara està en curs, a OneDrive. L'estructura interna —biblioteques, metadades, versionat, permisos, sincronització— es desenvolupa al tema 53.

Coautoria (co-authoring): és la funcionalitat que permet que diverses persones editin el mateix document alhora, veient els canvis dels altres a mesura que es produeixen i amb indicadors de presència que mostren on treballa cadascú, sense bloquejar el fitxer ni fer-ne còpies. Exigeix tres condicions: que el fitxer sigui a OneDrive o SharePoint —no en una unitat de xarxa local—, en format modern (.docx, .xlsx, .pptx) i obert amb una versió compatible de la suite o amb la versió web. Hi van associats el desat automàtic i l'historial de versions.

Correu i agenda: el servei corporatiu es consulta amb el client d'escriptori o amb el client web. No són equivalents: hi ha diferències tant de funcionalitat com d'interfície, i el client d'escriptori manté funcions —treball sense connexió, complements, gestió avançada de regles— que la versió web no cobreix del tot. Configurar un protocol de descàrrega de correu antic no iguala les funcionalitats: les redueix.

6. Gestió de tasques i llistes

• Planner: gestió lleugera de tasques en equip amb taulers tipus kanban, cubells i targetes. Aporta un tauler compartit on tothom veu l'estat de tot, assignació de tasques a una o més persones, dates de venciment, etiquetes, llistes de comprovació, adjunts, comentaris, vistes per responsable o estat, i notificacions automàtiques d'assignació i de canvi. S'integra com a pestanya d'un canal.
• To Do: la vista personal de «les meves tasques», que recull les assignades a Planner i les del correu.
• Lists: llistes estructurades amb columnes tipificades, vistes i regles, per a inventaris, sol·licituds i registres.
• Forms: formularis i enquestes amb recollida de respostes.
• Loop: components que viuen sincronitzats en diversos llocs alhora (un xat, un document, una pàgina).

Per a projectes amb dependències, camí crític i línies base, l'eina no és Planner sinó una de planificació de projectes → tema 9.

7. Alternatives lliures i estàndards oberts

La suite d'un fabricant no és l'única opció, i la Mesura de digitalització oberta municipal estableix la preferència pel programari lliure i els estàndards oberts. Les alternatives amb recorregut real:

Per a la resta de peces hi ha equivalents: Jitsi per a la videoconferència i Matrix amb el client Element per al xat federat. La diferència de fons no és de funcions una a una, sinó de control: amb una plataforma autoallotjada les dades i la configuració són de l'organització.

Lliure no vol dir gratuït ni sense esforç: hi ha costos de desplegament, suport, formació i migració de plantilles i macros. I format obert no vol dir programari lliure: la suite de Microsoft desa en un format normalitzat i LibreOffice obre els formats de Microsoft. La decisió tècnica que de debò tanca portes no és quin programa es fa servir, sinó en quin format es desa.

8. Què ha de mirar una administració

• Protecció de dades: el proveïdor actua com a encarregat del tractament i l'organització és la responsable. Cal el contracte de l'RGPD, art. 28 (Reglament General de Protecció de Dades), analitzar les transferències internacionals i saber on resideixen les dades; el DPD (delegat de protecció de dades) ho ha de validar. El reglament, al tema 60; aquí només el que obliga a l'hora de contractar la suite.
• Seguretat: conformitat del servei amb l'ENS (Esquema Nacional de Seguretat). La responsabilitat de configurar-lo bé continua sent de l'organització, no del proveïdor.
• Identitat: comptes corporatius amb SSO (Single Sign-On, inici de sessió únic), MFA (Multi-Factor Authentication, autenticació multifactor) i accés condicional → tema 64.
• Protecció de la informació: Microsoft Purview és la plataforma de govern i compliment que agrupa aquests controls: etiquetes de sensibilitat que xifren i marquen el document allà on vagi, etiquetes de retenció, DLP (Data Loss Prevention, prevenció de pèrdua de dades) i registre d'auditoria. Aplicades a un fitxer concret de SharePoint, al tema 53.
• Compartició externa: és el punt de fuita més freqüent. Enllaços per defecte limitats a l'organització, caducitat obligatòria per als convidats i revisió periòdica dels accessos.
• Arxiu i tramitació: Teams i SharePoint no són el gestor documental ni l'arxiu electrònic. El document amb valor administratiu ha d'acabar a l'expedient electrònic i a l'arxiu electrònic únic (Llei 39/2015, art. 70 i art. 17) → tema 44. Confondre-ho és risc jurídic real, no un detall d'ordre.
• Reversibilitat: prevista al plec (LCSP, Llei de Contractes del Sector Públic), amb exportació de correu, fitxers i metadades en formats admesos.
• Accessibilitat i llengua: comprovador d'accessibilitat i subtítols a les reunions; el material adreçat a la ciutadania ha de complir les pautes WCAG (Web Content Accessibility Guidelines), i la interfície i el contingut, ser en català.

Claus d'examen

• Les extensions han caigut dues vegades i sempre pel full de càlcul. .xlsx és un full de càlcul (TM-TIC 2021, p. 19) i, en ODF, el full de càlcul és .ods (TS-TIC 2018, p. 12). El parany del segon és .odc i .odb: .odt és text, .odp presentació, .odg dibuix i .odb base de dades.
• Llicències: ni cap ni totes. Les dues preguntes sobre el tema (TS-TIC 2021, p. 7; TM-TIC 2021, p. 25) ofereixen com a esquer «cap llicència permet instal·lar en local» i «totes ho permeten». La resposta és depèn de l'edició: E3 i E5 sí, E1 no.
• Els fitxers de Teams són a SharePoint. En crear un equip es provisiona un lloc de SharePoint amb la biblioteca de documents (TS-TIC 2025, p. 56), i l'acció per obrir una coordinació entre departaments és crear un equip (TS-TIC 2025, p. 18).
• La pregunta de «quina llista NO és col·laborativa» (TM-TIC 2021, p. 29) es guanya buscant l'activitat que no comparteix objecte: la gestió financera. Correu, xat, agenda, coedició, taulers i videoconferència ho són totes.
• Comunicacions unificades. L'afirmació falsa recurrent és que la telefonia IP permet reaprofitar el parell analògic per connectar ordinadors (TS-TIC 2018, p. 8): no. I l'enunciat de la MCU l'escriu amb les inicials canviades, «MUC, Multipoint Unit Control» (TS-TIC 2018, p. 10); el nom correcte és unitat de control multipunt i la definició bona és la del control de connexions de videoconferència.
• Client d'escriptori i client web no són iguals. Ni de funcionalitat ni d'interfície (TS-TIC 2021, p. 13). Qualsevol opció que digui «exactament les mateixes» és falsa.

Per recordar

• Una eina és col·laborativa si més d'una persona hi treballa sobre el mateix objecte: comunicació, coordinació i producció compartida. La gestió financera no ho és.
• .docx text, .xlsx full de càlcul, .pptx presentació en OOXML; .odt, .ods, .odp en ODF. Els binaris antics són .doc, .xls i .ppt.
• OOXML i ODF són tots dos formats normalitzats; el Catàleg d'estàndards de l'ENI admet ODF, OOXML estricte, PDF i PDF/A. Obert no vol dir lliure.
• PDF/A és per arxivar; CSV perd fórmules i format.
• Per mantenir vives unes dades d'un full de càlcul dins d'un document, cal vincular (enganxament especial amb enllaç), no enganxar ni incrustar. El mecanisme és OLE.
• Les edicions E3 i E5 donen dret a instal·lació local, fins a 5 ordinadors, 5 tauletes i 5 telèfons per usuari; E1 és només núvol, web i mòbil.
• En crear un equip de Teams es generen un grup de Microsoft 365, un lloc de SharePoint (on van els fitxers), una bústia i un calendari compartits i un quadern de notes. Els canals privats i compartits tenen lloc propi.
• La coautoria exigeix fitxer a OneDrive o SharePoint i format modern; hi van associats el desat automàtic i l'historial de versions.
• La MCU controla les connexions de múltiples participants d'una videoconferència. La telefonia IP no reaprofita el cablatge telefònic analògic per a dades.
• SharePoint per al contingut d'equip; OneDrive per al personal. El detall del treball documental, al tema 53.
• Alternatives lliures: LibreOffice i OnlyOffice per a l'ofimàtica, Collabora per a la coedició web, Nextcloud com a plataforma.
• El proveïdor és encarregat del tractament; l'administració, responsable. I Teams i SharePoint no substitueixen l'expedient ni l'arxiu electrònic.