Solucions de gestió documental i arxiu electrònic

Elaboració pròpia: la font és de pagament i no es reprodueix

Enunciat oficial. Solucions de gestió documental i arxiu electrònic.

1. DMS, ECM i altres sigles

La gestió documental és la disciplina que s'ocupa de la planificació, la creació, la captura, l'ús, l'organització, el tractament i l'avaluació dels documents generats o rebuts per un organisme en l'exercici de les seves funcions (ISO 15489). Un SGD (Sistema de Gestió Documental) és l'aplicació que la implementa: no un repositori de fitxers, sinó el sistema que manté cada document lligat al seu productor, al seu procediment i al seu règim de conservació.

Aquesta formulació és la que apareix literalment a l'examen quan es demana quina proposta correspon a una solució de gestió documental, i és la resposta correcta: no ho són ni l'aplicació web de publicació de contingut (això és un CMS, Content Management System), ni una tecnologia que captura i emmagatzema sense preservar.

Diferència principal entre DMS i ECM —pregunta literal—: el DMS se centra en la gestió de documents individuals (versions, metadades, cerca, flux d'aprovació), mentre que l'ECM és un enfocament més ampli que abasta TOT el contingut empresarial de qualsevol tipus i format, integrant la captura, la gestió, l'emmagatzematge, la preservació i el lliurament al llarg de tot el cicle de vida i en connexió amb els processos de negoci. El DMS és, per tant, un component de l'ECM.

Les cinc funcions clàssiques de l'ECM (AIIM, Association for Information and Image Management): Capturar, Gestionar, Emmagatzemar, Preservar i Lliurar.

2. Funcionalitats d'un sistema de gestió documental

• Captura: digitalització amb OCR (Optical Character Recognition), importació massiva, captura des del correu, formularis i integració amb el registre d'entrada.
• Emmagatzematge amb metadades i quadre de classificació (→ apartat 2.2).
• Control de versions i historial de canvis.
• Cerca: per metadades i a text complet (indexació).
• Control d'accés granular i permisos heretats de l'expedient.
• Fluxos de treball (workflow) d'elaboració, revisió, aprovació i signatura.
• Signatura electrònica i segellat de temps.
• Retenció i disposició: polítiques de conservació i eliminació.
• Auditoria: la pista d'auditoria ha de ser inalterable i capturar i emmagatzemar automàticament quina acció s'ha dut a terme, quin usuari la inicia i a quina hora — és un requeriment habitual en la contractació d'aquestes eines. Implica directament dues dimensions de seguretat de l'ENS (tema de l'ENS): l'autenticitat (qui actua) i la traçabilitat (què i quan); no la integritat, que protegeix el contingut, ni la disponibilitat, que és l'accés.
• Integració amb la tramitació, el registre i el portasignatures.

Productes del mercat: Alfresco (codi obert), Nuxeo, OpenText (Content Suite i Documentum), Microsoft SharePoint, IBM FileNet, M-Files, OpenKM. Per a arxiu de preservació: Archivematica, iARXIU (AOC, Administració Oberta de Catalunya), Preservica.

Pregunta habitual: quina de les següents és una solució de gestió documental? La trampa que ha caigut és colar una suite ofimàtica —LibreOffice, Microsoft Office— entre gestors documentals: l'ofimàtica crea documents individuals, no els gestiona.

2.1 El cicle de vida del document i les edats de l'arxiu

Un document no «s'arxiva» al final: entra al sistema i hi recorre una seqüència de processos que la NTI de Política de gestió de documents electrònics enumera, i que tota administració ha de descriure a la seva política de gestió documental:

captura → registre → classificació → descripció → accés → traçabilitat → qualificació → conservació → transferència → destrucció

• La captura és l'entrada del document al sistema: se li assigna un identificador únic i les metadades mínimes obligatòries que el lliguen al seu autor i al context en què es va produir. És quan un fitxer passa a ser un document del sistema.
• El registre és l'assentament d'entrada o de sortida, i no és el mateix que la captura: registrar deixa constància fefaent de la recepció o la tramesa; capturar incorpora el document al sistema. Molts documents es capturen sense registrar-se mai —els que genera la mateixa tramitació—, i per això les metadades de registre només s'omplen soles en els documents lligats a l'assentament (→ apartat 4.1).
• La qualificació és la decisió arxivística: quant es conserva cada sèrie i què se'n fa després. No la pren qui tramita, sinó l'òrgan d'avaluació documental (→ apartats 2.2 i 6).
• La transferència és el pas d'una fase d'arxiu a la següent, amb canvi de custòdia; la destrucció només és possible amb una taula d'avaluació aprovada.

Les edats del document. L'arxivística ordena el recorregut en fases segons l'ús que es fa del document, i el model és el mateix en electrònic que en paper: el que canvia és que la transferència ja no mou caixes, sinó custòdia i metadades.

Les quatre classes són les del Reial decret 1708/2011 (Sistema d'Arxius de l'Administració General de l'Estat), on l'arxiu intermedi és l'Arxiu General de l'Administració. No tots els sistemes en tenen quatre: a Catalunya el recorregut habitual és gestió → central → històric (→ apartat 6). En electrònic, l'arxiu electrònic únic de la Llei 39/2015, art. 17 cobreix les fases posteriors al tancament del procediment.

2.2 Quadre de classificació, sèries documentals i calendari de conservació

Un sistema documental no s'organitza per carpetes ni per organigrama, sinó amb uns instruments que la ISO 15489 dona per necessaris i que no s'han de confondre entre ells:

• El quadre de classificació és l'estructura jeràrquica que ordena tota la documentació d'un organisme per funcions i activitats. Es fa funcional, i no orgànic, precisament perquè les funcions duren i les unitats es reorganitzen: un quadre orgànic caldria refer-lo a cada canvi d'organigrama. Cada branca acaba en una sèrie documental.
• La sèrie documental és el conjunt de documents produïts per un mateix òrgan en l'exercici d'una mateixa activitat i sotmesos al mateix tràmit: «llicències d'obres menors», «queixes per soroll», «cessió d'horts urbans». No és un document ni un expedient: és el tipus al qual pertanyen tots els expedients iguals, i és la unitat sobre la qual es decideix tot el que ve després. Per això l'anàlisi es fa sèrie a sèrie i mai expedient a expedient.
• El calendari de conservació —que es concreta en les taules d'avaluació documental— diu, per a cada sèrie, quant de temps es conserva la documentació, en quina fase, quin és el destí final (conservació permanent o eliminació) i en quines condicions s'hi accedeix.
• El catàleg de tipologies documentals descriu la forma del document —informe, acta, resolució, notificació—, que és una altra cosa que la funció que el genera.

La confusió que cal tenir resolta: el quadre de classificació diu on va cada document i el calendari de conservació quant dura i com acaba — dos instruments diferents sobre la mateixa sèrie, i cap dels dos és el catàleg de tipologies.

I la cadena, en ordre creixent — document → expedient → sèrie documental → quadre de classificació: un document és una unitat d'informació amb context propi; un expedient, el conjunt ordenat de documents d'un procediment (→ apartat 3); una sèrie, el conjunt de tots els expedients d'un mateix tràmit; el quadre, el mapa de totes les sèries de l'organisme.

3. El document i l'expedient electrònics

Document administratiu electrònic (Llei 39/2015, art. 26) — requisits de validesa:

a) contenir informació de qualsevol naturalesa arxivada en un suport electrònic segons un format determinat susceptible d'identificació i tractament diferenciat; b) disposar de les dades d'identificació que permetin la seva individualització, sens perjudici de la seva possible incorporació a un expedient electrònic; c) incorporar una referència temporal del moment en què han estat emesos.

Els documents emesos per les administracions han d'estar signats electrònicament. No requereixen signatura els emesos amb caràcter merament informatiu ni els que no formin part d'un expedient.

Expedient electrònic (Llei 39/2015, art. 70) — conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d'antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la. Té format electrònic i es forma mitjançant la incorporació ordenada dels documents, amb un índex numerat i, quan es remet, complet, foliat, autentificat i acompanyat d'un índex així mateix autentificat, i amb una còpia electrònica certificada de la resolució.

No forma part de l'expedient la informació de caràcter auxiliar o de suport —aplicacions, fitxers i bases de dades informàtiques, notes, esborranys, opinions, resums, comunicacions i informes interns o entre òrgans— ni els judicis de valor, llevat que es tracti d'informes preceptius o facultatius sol·licitats abans de la resolució. → tema comú 17.

Còpies autèntiques (Llei 39/2015, art. 27) i digitalització: la còpia electrònica d'un document en paper requereix digitalització i la incorporació de la metadata que n'acredita la condició de còpia. Les còpies autèntiques d'una administració són vàlides davant qualsevol altra.

Arxiu electrònic únic (Llei 39/2015, art. 17): cada administració ha de mantenir un arxiu electrònic únic dels documents que corresponguin a procediments finalitzats, en un format que permeti garantir l'autenticitat, la integritat i la conservació, així com la consulta amb independència del temps transcorregut, amb aplicació de les mesures de seguretat de l'ENS.

4. Interoperabilitat i normes tècniques

L'ENI es desplega en les NTI (Normes Tècniques d'Interoperabilitat), que són d'aplicació obligatòria:

• NTI de Document Electrònic: components (contingut, metadades mínimes obligatòries, signatures) i format d'intercanvi ENI-XML (basat en XML, eXtensible Markup Language). Metadades mínimes: identificador, òrgan, data de captura, origen (ciutadà o administració), estat d'elaboració (original, còpia autèntica, còpia electrònica…), tipus documental i nom del format.
• NTI d'Expedient Electrònic: documents, metadades i índex ENI-XML signat. L'índex pot ser provisional abans del tancament i pot referenciar documents de més d'un expedient.
• NTI de Digitalització de documents: requisits d'imatge i de signatura de la còpia.
• NTI de Política de gestió de documents electrònics: cada administració ha de tenir la seva política de gestió documental.
• NTI de Procediments de còpia autèntica i conversió, Catàleg d'estàndards, SICRES 4 (Sistema d'Informació Comuna de Registres d'Entrada i Sortida: model de dades per a l'intercanvi d'assentaments registrals) i Reutilització de recursos d'informació.

Integració entre sistemes: per connectar l'arxiu electrònic amb la resta d'aplicacions d'administració electrònica —passarel·la d'interoperabilitat amb l'AOC, registre d'entrada i sortida, e-notificació, e-signatura, contractació—, l'estàndard que cal establir, per senzillesa de protocol i efectivitat de la interconnexió middleware, és una API (Application Programming Interface) REST (Representational State Transfer): la capa de serveis de cada sistema exposa crides a accions concretes, sense una interfase corporativa única. No s'ha de confondre amb CORBA (Common Object Request Broker Architecture), middleware obsolet, ni amb ETL (Extract, Transform, Load), per a càrregues massives de dades, ni amb SNMP (Simple Network Management Protocol), per a monitoratge de xarxa.

4.1 Metadades: qui determina cada característica

Els expedients electrònics conformats al gestor documental tenen les seves pròpies metadades, repartides en grups que no es determinen igual:

• Les metadades de registre —les que deixa l'assentament registral: número, data, oficina— només s'emplenen de manera automàtica en els documents lligats a aquest assentament, no en tots els de l'expedient.
• Les metadades de gestió, característiques de cada procediment, no tenen un esquema únic per a tot l'organisme: la forma en què s'han d'informar és la que determini l'anàlisi documental de la sèrie documental corresponent, feta pel servei d'arxiu en construir el quadre de classificació (→ apartat 6).
• L'identificador únic de l'expedient es genera automàticament en crear-lo i l'identifica en tot el sistema; no se substitueix pel de cap tràmit concret.

Aquest repartiment és el que cal complir per satisfer el MGDE (Model de Gestió de Documents i Expedients Electrònics): quin grup de metadades s'omple sol, quin el fixa l'anàlisi de cada sèrie i quin queda fix un cop generat, no és el mateix.

El Model tecnològic del MGDE defineix la relació entre els components tecnològics del sistema —el repositori d'objectes documentals, les interfícies per interactuar-hi, el framework de serveis documentals— i els requisits que han de complir. És funcional i agnòstic de producte: no identifica proveïdors, ni llenguatges de programació, ni requisits tècnics concrets.

4.2 Esquemes de metadades i normes de descripció

Una cosa són les metadades mínimes obligatòries —les que exigeix la NTI de Document Electrònic, que és el mínim per interoperar— i una altra un esquema de metadades, que és el catàleg complet d'elements que una organització manté al llarg de tot el cicle de vida:

• e-EMGDE (Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic): l'esquema de referència de l'Administració espanyola, que acompanya la NTI de Política de gestió de documents electrònics. Agrupa els elements en tres blocs: els obligatoris per les NTI de document i d'expedient, els complementaris mínims —necessaris per transferir documents i expedients entre repositoris amb canvi de custòdia— i els complementaris recomanats. La versió vigent és la 3.0, del desembre del 2023.
• Dublin Core: esquema genèric i curt de descripció de recursos, pensat per localitzar-los, no per gestionar-ne el cicle de vida ni acreditar-ne el valor probatori.
• PREMIS: esquema específic de metadades de preservació (→ apartat 5).

La descripció arxivística és una altra cosa: descriu fons i sèries per a la consulta, no cada document per tramitar-lo.

Normes internacionals: ISO 15489 (gestió de documents), ISO 30300/30301 (sistemes de gestió per als documents), ISO 14721 (OAIS, Open Archival Information System) —model de referència d'un sistema obert d'arxiu d'informació, amb els seus paquets SIP (submissió), AIP (arxiu) i DIP (Dissemination Information Package, difusió)— i ISAD (International Standard Archival Description) (G), per a la descripció arxivística.

5. Preservació digital

El problema: garantir que un document sigui llegible, íntegre i autèntic d'aquí a trenta anys, quan els formats, els suports i els algorismes de signatura hagin canviat.

Estratègies:

• Migració de formats a formats estables, oberts i normalitzats: PDF/A per a documents, TIFF (Tagged Image File Format) per a imatges i XML per a dades.
• Emulació de l'entorn original.
• Redundància i verificació d'integritat mitjançant resums criptogràfics (hash) i comprovació periòdica.
• Resegellat de temps i signatures longeves: formats AdES amb perfil de llarg termini —CAdES-A / XAdES-A / PAdES-LTA (LTA: Long-Term Archive)— que incorporen segells de temps encadenats i la informació de validació, de manera que la signatura continua sent verificable quan els certificats han caducat o els algorismes s'han quedat curts.
• Metadades de preservació: PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies).
• Custòdia distribuïda i còpies en ubicacions separades.

A Catalunya: iARXIU del Consorci AOC és el servei de preservació digital per a les administracions catalanes.

6. Gestió documental a l'Ajuntament de Barcelona

• Arxiu electrònic municipal: l'estructura on s'emmagatzemen i conserven tots els documents i expedients electrònics de l'activitat municipal. Aquesta és la definició que apareix a l'examen.
• AIDA (Administració Integral de Documents i Arxius): el sistema municipal de gestió documental, amb els quatre instruments de l'apartat 2.2 aplicats a Barcelona: el quadre de classificació (funcional), el mètode de descripció, el calendari de conservació i accés i el catàleg de tipologies documentals.
• Sistema Municipal d'Arxius: Arxiu Municipal Contemporani, Arxiu Històric de la Ciutat, arxius de districte i arxius centrals de sector.
• Comissió Municipal d'Avaluació i Accés a la Documentació: òrgan que aprova les taules d'avaluació documental, que determinen què es conserva permanentment i què es pot eliminar i quan. Cap document públic no es pot destruir sense una taula d'avaluació aprovada.
• Integració: GPA (Gestió de Procediments Administratius, tramitació), registre, portasignatures i seu electrònica → tema 4.
• BCNROC (Barcelona, Repositori Obert de Coneixement): repositori obert, per a la difusió dels documents públics municipals.

Marc normatiu català: Llei 10/2001, d'arxius i gestió de documents (modificada per la Llei 20/2015), que regula el Sistema d'Arxius de Catalunya i la CNAATD (Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental).

7. Accés i protecció de dades

• Dret d'accés a la informació pública (Llei 19/2013, art. 12 i Llei 19/2014) → tema comú 18: els documents són accessibles amb els límits taxats.
• Protecció de dades (RGPD): els documents contenen dades personals; cal base de licitud, limitació del termini de conservació i control d'accés. L'excepció d'arxiu en interès públic (RGPD, art. 5.1.e i RGPD, art. 89) permet conservar més enllà del termini ordinari amb garanties adequades.
• Seguretat: l'ENS classifica la informació i imposa mesures de protecció, traçabilitat i còpies de seguretat.
• Transparència vs privadesa: l'Llei 19/2013, art. 15 obliga a ponderar l'interès públic en la divulgació i els drets dels afectats, i preveu la dissociació de les dades com a solució.
• Accés de les persones interessades: les persones usuàries podran recuperar sempre els documents que necessitin, sempre que s'identifiquin, i de cada accés en quedarà traçabilitat —el mateix registre d'auditoria de l'apartat 2.

Claus d'examen

• DMS és un component de l'ECM, no a l'inrevés: si la pregunta demana el terme més ampli, és sempre l'ECM.
• Una pista d'auditoria inalterable que registra usuari, acció i hora és autenticitat + traçabilitat de l'ENS —no integritat ni disponibilitat (TS-TIC 2018, p. 8).
• El contingut de les metadades de gestió d'un expedient el fixa l'anàlisi documental de la sèrie documental corresponent, sèrie a sèrie —no una llista fixa per a tot l'organisme—; les metadades de registre només s'omplen soles en els documents de l'assentament registral, i l'identificador únic de l'expedient, un cop generat, no se substitueix pel de cap tràmit (TS-TIC 2021, p. 24; TS-TIC 2023, p. 17).
• La integració entre sistemes d'administració electrònica es fa amb API REST: ETL és per a càrregues massives de dades i CORBA és middleware obsolet, no estàndards d'integració actuals (TS-TIC 2018, p. 9).
• Recuperar sempre els propis documents identificant-se, amb accés traçat (TS-TIC 2023, p. 19).
• Quan es demana què és una solució de gestió documental, la correcta és la definició de la disciplina —planificació, creació, captura, ús, organització, tractament i avaluació dels documents d'un organisme—, no la d'un CMS de publicació web ni la d'una eina que captura i emmagatzema sense preservar (TS-TIC 2023, p. 26).

Per recordar

• DMS = documents; ECM = TOT el contingut de l'organització i tot el seu cicle de vida. El DMS és un component de l'ECM.
• Cinc funcions de l'ECM: capturar, gestionar, emmagatzemar, preservar i lliurar.
• Cicle de vida (NTI de Política de gestió): captura → registre → classificació → descripció → accés → traçabilitat → qualificació → conservació → transferència → destrucció. Edats de l'arxiu: gestió → central → intermedi → històric; capturar no és registrar.
• Quadre de classificació = on va cada document, funcional (per funcions, no per organigrama). Calendari de conservació / taula d'avaluació = quant dura i com acaba, sèrie a sèrie. La sèrie documental és el conjunt de tots els expedients d'un mateix tràmit: document → expedient → sèrie → quadre.
• e-EMGDE és l'esquema de metadades de referència (tres blocs: obligatoris, complementaris mínims per a la transferència amb canvi de custòdia i complementaris recomanats); les metadades mínimes obligatòries de la NTI només són el mínim per interoperar.
• Document electrònic (Llei 39/2015, art. 26): informació en suport electrònic + dades d'identificació + referència temporal, i signatura si l'emet l'Administració.
• Expedient electrònic (Llei 39/2015, art. 70): índex numerat i autentificat, còpia certificada de la resolució, i la informació auxiliar i els judicis de valor NO en formen part.
• Arxiu electrònic únic (Llei 39/2015, art. 17): per a procediments finalitzats, garantint autenticitat, integritat i conservació amb independència del temps transcorregut.
• Les NTI de l'ENI fixen les metadades mínimes obligatòries i el format ENI-XML. Les metadades de registre s'omplen soles; les de gestió les fixa l'anàlisi de la sèrie documental corresponent (MGDE).
• La integració entre sistemes d'administració electrònica es fa amb API REST, no amb ETL ni CORBA.
• OAIS (ISO 14721): SIP → AIP → DIP. Preservació amb PDF/A, hash, resegellat de temps i signatures AdES de llarg termini.
• A Barcelona: AIDA (quadre de classificació funcional, calendari de conservació) i la Comissió d'Avaluació; cap document es destrueix sense taula d'avaluació aprovada.